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L’art d’optimiser ses opérations

Depuis plus de dix ans, nous travaillons à la mise au point d’un outil d’exception pouvant faciliter la gestion de produits spécialisés dans les blocs opératoires des établissements. Aujourd’hui, nous sommes heureux de procéder au lancement du premier terminal de gestion pour les lentilles intraoculaires, lequel sera offert aux établissements qui en feront la demande au cours des prochains mois. Connaissant la situation financière des établissements, nous avons opté pour une solution de gestion par impartition qui augmentera la performance sur le plan des soins médicaux, tout en devenant sans contredit un incontournable pour tous les produits de spécialités, tels que : lentilles, prothèses totales de hanches et de genoux, stimulateurs cardiaques et sutures mécaniques. En plus de prendre en charge les commandes spéciales, et de procéder au remplissage des terminaux, notre équipe s’occupera des consignes de produits dans les blocs opératoires ainsi que de fournir les rapports d’applications et des commandes à la fin de chaque journée opératoire. Autrement, l’établissement pourra continuer de faire ses commandes ou nous en confier la tâche. Enfin, nous donnerons la formation nécessaire et fournirons tout autre rapport spécifique demandé.

Processus

  • 1) Un logiciel embarqué sera installé sur les ordinateurs de la perception de l’établissement. Cette application saisira les numéros de dossiers patients de l’établissement ainsi que le type de lentille payée et les acheminera vers le terminal Vision Gestion situé au bloc opératoire.
  • 2) Une saisie de l’inventaire en consigne sera par la suite effectuée afin d’établir les paramètres de remplissage du terminal.
  • 3) L’installation du terminal sera effectuée par les spécialistes de notre compagnie.
  • 4) Un premier remplissage sera configuré de façon optimale par DMI.
  • 5) La formation sera donnée à tout le personnel utilisant le terminal.

Cycle de gestion

  • 1) Le médecin ouvre sa session opératoire sur le terminal et sélectionne la ou les lentilles à appliquer sur le patient.
  • 2) Lorsque le médecin a terminé son programme opératoire, il ferme sa session.
  • 3) Le terminal crée alors le bon de commande pour remplacer la ou les lentilles appliquées.
  • 4) Le bon de commande est acheminé par DMI ou par l’établissement chez le fournisseur.
  • 5) Les lentilles sont acheminées chez DMI.
  • 6) Le personnel de DMI procède au remplissage du terminal au bloc opératoire.

Universalité

  • Notre concept est en mesure de gérer tous les fournisseurs de lentilles.

Commandes spéciales

  • Les médecins (ou leur secrétaire) acheminent à notre bureau les commandes de lentilles spéciales, lesquelles peuvent être effectuées par télécopieur ou courriel ou téléphone intelligent.
  • DMI ou l’établissement effectue la commande chez le fournisseur.
  • DMI avise la perception et l’admission de l’établissement lorsque les lentilles sont insérées dans le terminal Vision Gestion.
  • Lorsque la lentille est appliquée par le médecin, son double (situé dans le terminal) est récupéré par DMI et retourné chez le fournisseur.

Lentilles périmées

  • Nous prenons en charge la rotation des lentilles selon leurs dates d’expiration.

Avantages pour l’établissement

Avantages à court terme

  • Consignation de l’hôpital sécurisée (finances).
  • Élimination des risques liés aux pertes de lentilles.
  • Élimination significative des mauvaises créances (perception).
  • Automatisation des commandes (approvisionnement).
  • Fréquence des réceptions de lentilles améliorée (médecin).
  • Implication du personnel hospitalier réduit à son minimum (infirmières).
  • Rapports détaillés et automatisés. Simplification de la structure de réception des lentilles (prise en charge par DMI).
  • Élimine l’émission du bon de commande, tel que connu (achats).
  • Vision Gestion s’engage à vous fournir des données très importantes sur la gestion des lentilles que vous ne possédez actuellement pas (finances).

Avantages à moyen terme

  • Concentration accrue des infirmières quant à leurs tâches médicales.
  • Des économies pourront être affectées en ophtalmologie.
  • Diminution de la tâche de la préposée à la perception (conciliation et perception des lentilles souples vendues après opération).
  • Prise de meilleures décisions grâce aux rapports obtenus via Vision Gestion.
  • Standardisation de la procédure de distribution.
  • Date de péremption prise en charge par Vision Gestion.
  • Obtention de l’inventaire complet du terminal en tout temps par dioptrie en quelques secondes.

Avantages à long terme

  • Possibilité d’adapter la technologie pour effectuer la gestion d’autres produits au bloc opératoire, par exemple des prothèses totales de hanche et de genou, des produits d’endoscopie, etc.
  • Grande économie de temps et d’erreurs grâce à l’informatisation et l’automatisation du système.
  • Régularité des opérations dans le cas de mouvement de personnel ou de maladie.

Avantages pour le médecin

  • Garantie une consignation en nombre suffisant.
  • Possibilité d’augmenter la consignation grâce au terminal sécurisé.
  • Protection du médecin en présence d’une erreur possible de dioptrie.
  • Protection du médecin advenant une lentille expirée.
  • Remise de rapports afin de faciliter la facturation à la RAMQ.